¿Sabías que ya se pueden enviar los informes de Data Studio por correo electrónico de forma periódica? Algo que parecía que no tenía mucho sentido por la naturaleza interactiva de los informes por fin se ha hecho realidad. Cuando hacemos un cuadro de mando es muy importante que los posibles interesados en la información que contiene entren con cierta periodicidad aunque sólo se a para «Ver que tal va la cosa». Justo ahí estaba el problema. A los usuarios se les suele olvidar que tienen un informe con datos actualizados y disponible si no se lo recordamos. Google Data Studio nos permite programar un envío de correo periódico de los informes que tengamos hechos. Vamos a ver cómo funciona.

Puede ocurrir que aún no lo tengas disponible, porque está en Beta. Yo me he enterado ésta vez gracias a @patricialafuente. No te preocupes, si no lo tienes disponible lo tendrás dentro de poco.

 

¿Cómo sabes que tienes activado el envío programado de informes en Data Studio?

Sólo tienes que levantar un poco la mirada en tu pantalla y buscar ( y encontrar) un icono de algo parecido a un reloj:

envío programado de informes en data studio

Si te aparece es que lo tienes. Ten en cuenta una cosa, Sólo puedes programar aquellos informes que sean tuyos, los que no sean de tu propiedad no. Revisa bien si no te sale el reloj, no sea que estés mirando un informe compartido.

¿Qué posibilidades y limitaciones tienen los envíos programados?

Con esta opción vas a poder enviar un informe concreto a un grupo de correos electrónicos, podrás programarlo para que se envíe:

  • Diariamente
  • Semanalmente
  • Mensualmente ( el mismo día de cada mes)

Pero claro, no todo vana a ser buenas noticias de momento hay estas limitaciones:

  • Hacer una sola programación por informe.
  • Al creador del informe le van a llegar todos los informes
  • No se puede cambiar la dirección del remitente («data-studio-noreply@google.com»)
  • Las fechas del informe enviado serán las que estén grabadas en el informe.

Una vez programado el informe, los receptores tendrán en su correo una copia en PDF del informe, y un enlace hacia el informe interactivo. En el correo lo primero que van a ver es la «portada» del informe así que a ver como cuidamos esas primeras páginas 😉

¿Cómo se programa un informe?

Es muy sencillo. Con el informe ya terminado y teniendo claro a quién se lo vamos a enviar le damos al icono del reloj y nos aparecerá la siguiente pantalla:

programación de informes en datastudio

Selecciona las opciones que mas te convengan y ¡¡A programar!!

Si en algún momento quieres anular la programación, bien porque ya no necesites enviarlo o porque quieras cambiar algo, tienes la posibilidad de hacerlo siguiendo estos pasos:

  1. Ve al informe
  2. Abre el icono del reloj Data Studio : Programar envíos de informes 1.
  3. busca el siguiente icono—> More More.
  4. Elimina la programación.

Desde ese momento dejarás de enviar el informe.