Si ya has trasteado un poco con Adobe SiteCatalyst seguro que te has hecho tus informes y demás. Está bien el asunto, pero de nada sirve si te lo quedas para ti solo.
En las siguientes líneas vamos a aprender a guardar y recuperar informes así como a distribuirlos. Por último veremos cómo crearnos dashboards que resuman nuestros análisis.
GUARDAR INFORMES.
Imagina que te has creado un informe, has puesto las métricas que necesitabas y lo has «customizado» a tu gusto. Ahorrarías mucho tiempo si no tuvieses que crear el informe cada vez que lo necesitas ¿no?
La primera de las herramientas que tienes es la de DESCARGAR EL INFORME.
Ten en cuenta lo siguiente:
- Son informes estáticos, no cambian los datos, simplemente te bajas lo que ves.
- Si en tu pantalla estas viendo 50 lineas, te bajarás 50 lineas, si tienes 100, pues 100. Ten cuidado con esto.
- No estas automatizando nada, simplemente te bajas un informe.
Una vez tienes el informe como quieras, puedes proceder a bajarlo:
Los formatos en los que puedes bajarte el informe son:
- PDF: con un límite de 500 líneas.
- CSV: Con un límite de 50.000 lineas ( si 50k)
- EXCEL :con un límite de 500 líneas.
- WORD: con un límite de 500 líneas.
POR DEFECTO SON 50 LÍNEAS, PERO PUEDES CAMBIARLO EN «ADVANCED DOWNLOAD OPTIONS»
Donde además puedes poner comentarios y un nombre al fichero así como elegir comprimirlo en zip.
MARCAR (BOOKMARK) INFORMES
Ésta particularidad nos va a ahorrar mucho tiempo, ya que podremos guardar los informes que hagamos y acceder a ellos con los datos correspondientes a la fecha que mas nos convenga.
Ten en cuenta que son informes «vivos» . Ésto quiere decir que si tu informe tiene datos de del día de ayer, significa que cuando lo vuelvas a abrir tendrá datos del día anterior ( del ayer del día actual)
Para marcar un informe no tienes mas que ponerle un nombre y meterlo en una carpeta.
También tienes la opción de hacerlo público, para que lo vean otros usuarios (también puedes hacerlo a través de «bookmark manager» o puedes hacer que se vean nada más te logeas
Bookmark manager
Es el lugar donde administrar todos tus Bookmarks. Puedes compartir ( siempre que los hayas hecho públicos)
- On Menu: El propietario del bnookmark no cambia, es como una suscripción, si el informe es cambiado por el propietario, cambiará para todos.
- Copy Me: Realizas una copia del bookmark, si el porpietario cambia el informe, a ti no te afecta.
Puedes depositar (PUSH to others) el informe a otros usuarios (sólo administradores). Así se ahorran tener que copiárselo.
También puedes Editar, renombrar, borrar los bookmark, así como automatizar el envío del informe ( ya lo veremos mas adelante)
CUSTOM REPORTS
Sólo disponible para administradores. Hacen posible la creación de informes con configuraciones personalizadas de forma parecida a los bookmarks.
Aparecen a los usuarios en la parte izquierda (navegación) sin que tengan que pedirlo… sale de formas automática.
Una vez creado el informe personalizado sólo hay que ponerle un nombre… ¡ y a volar!
DISTRIBUCIÓN DE INFORMES
Ahora que ya sabemos hacer informes y guardarlos, nos falta conocer como hacer para que los informes nos lleguen a nosotros o a quien tengan que llegar, sin necesidad de tener que logarse en Adobe Analytics. Las opciones que tenemos son las siguientes:
- Imprimir
- Copiar los gráficos.
- Enlaces a los informes.
- Email.
- Extracción de datos.
1.- Imprimir:
Tan simple como hacer clic en el icono de la impresora. Nos hará una muestra de la impresión antes de enviarlo al Papel.
2.- Copiar los Gráficos:
¡¡ATENCION!! si dentro de «Report settings» tienes sin selecionar la opción de «Gráficos en Flash», la opción de «copy graph» no te saldrá, ya que es posible copiar el gráfico con el botón derecho del ratón.
Lo que va a ocurrir es que te abrirá una ventana nueva con el gráfico en formato jpg para que puedas copiarlo con el botón derecho del ratón ( insisto, si no tienes los gráficos flash activados lo podrás hacer directamente)
3.- Enlace al informe:
Si necesitas compartir un informe, con las fechas fijas, pero no necesitas hacer un bookmark, ésta es tu opción. El usuario tendrá que logarse en la herramienta para poder ver el informe.
4.- Email y envíos automatizados
Cuando tienes que enviar el mismo informe periódicamente, tienes la opción de automatizar envíos.
A partir del momento en que das a «enviar» en la barra de herramientas podrás elegir:
- FORMATOS: los ya conocidos, con sus limitaciones ( recuerda que csv te permite hasta 50000 líneas, los demás sólo 500). En el caso especial de MOBILE se envía una versión «ligera» de texto para aquellos móviles que no usan html.
- RECEPTORES: puedes seleccionar varios separados por comas o punto y coma. Tienes la opción de crear una «lista de distribución» así puedes tener grupos fijos de receptores de informes.
- Opciones de envío(básicas): puedes enviar el informe una sola vez, o con cierta periodicidad, de horas, días, semanas, meses o años
Si seleccionas las opciones avanzadas de envío, podrás hacer muchas mas cosas,
- Poner un nombre que elijas al informe ( con opción a añadirle fecha al nombre)
- Incluir una versión HTML ( además de la que tengas seleccionada) y comprimir el archivo enviado.
- REPORT CONTENTS: donde dirás cuántas lineas incluye el informe ( por defecto son 50), así como elegir el lenguaje del header del email e incluir algún comentario.
- FIRMA DIGITAL: Sólo cuando está disponible. Su porpósito no es dar o quitar acceso, sino que es dar validez al fichero enviado.
- DESTINO DEL CORREO: se amplían las opciones EMAIL o FTP. y puedes incluir un asunto de correo y notas, así como la opción de enlace de desuscripción.
Además, si quieres ser mas específico en la programación de los envíos tienes las «Advanced scheduling Options»
- Tienes la opción de tener fechas fijas de informe o fechas móviles. Una opción que me gusta bastante es la de dejar la fecha de inicio fija y la de finalización móvil. Muy útil para las campañas o para ver evoluciones desde el inicio de los tiempos.
- Frecuencia: ¿Cada cuánto tiempo se envía tu informe?, cada 3 días, por ejemplo, o cada día laborable de la semana.
- Fecha de inicio del envío y hora , bastante claro
- Finalización del envío: Nunca, después de x intentos o en una fecha concreta.
Para afinar más todavía tienes el «Scheduled report Manager», que ta va a dar una visión global del asunto y te permitirá modificar las programaciones si hace falta. LO que no podrás ver y modificar es el informe o bookmark si no lo han compartido contigo.
HERRAMIENTA DE EXTRACCIÓN DE DATOS
La más avanzada de las formas de conseguir los datos. Puedes personalizar el informe como quieras, con las métricas y columnas que quieras, para luego utilizarlo bien en un excel o bien como un bookmark.
En el menú de sobra conocido tenemos la opción, dentro de cualquier informe ( excepto clickMap, por ejemplo). La extracción de daros la vas a realizar en dos pasos:
En éste primer paso vamos a dar forma al informe, filas, columnas, etc:
- Elegimos e informe.
- Definimos los filtros y los ejes de la tabla.
- Configuramos el informe:
- Seleccionamos métricas.
- definimos las dimensiones a usar.
- Seleccionamos fecha y granularidad.
- Aplicamos segmentos, cuando lo necesitamos.
- También podemos crear «breakdowns»
- Opción de seleccionar días concretos de la semana.
Una vez definido el informe que queramos vamos al segundo paso,
Dónde elegimos a quien y cuándo se va a enviar el informe.
EL informe se envía en formato CSV, por tanto el límite de filas son 50,000(Si quieres mas datos tendrás que usar Data WareHouse, que en el examen actual de usuario parece que no debiera entrar)